Chỉ thị về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lữu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị

Thứ bảy - 05/04/2025 09:55 44 0

Ngày 04/4/2025, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Chỉ thị số 06/CT-UBND về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. Trong đó nhấn mạnh:

Chỉ thị về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lữu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị

Thực hiện Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.

Để công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố khẩn trương chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ cấp bách để tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương sau:

a) Thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đáp ứng các yêu cầu sau đây:

- Đảm bảo toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng Phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

- Thực hiện việc đóng Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

- Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp. Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.

- Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

b) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

c) Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

d) Khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định của pháp luật; bàn giao tài liệu khác cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý.

đ) Chỉ đạo Lưu trữ cơ quan thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu và bàn giao về phòng, kho bảo quản tập trung; chuẩn bị kho tàng và các điều kiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân.

- Thống kê, niêm phong, bảo quản an toàn tài liệu tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức cho đến khi tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, VNPT Lai Châu thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống.

- Tiếp nhận, bảo quản riêng hồ sơ, tài liệu của công việc chưa hoàn thành theo danh mục (lưu ý, tập hợp riêng và có ghi chú rõ ràng đối với hồ sơ, tài liệu về công việc chưa hoàn thành).

- Nộp lưu hoặc thống kê, đóng gói riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó để sẵn sàng nộp vào Lưu trữ lịch sử.

e) Chỉ đạo các đơn vị, công chức, viên chức, người lao động thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành; đối với công việc chưa hoàn thành, cần lập danh mục và ghi rõ: tên công việc; tên người được giao giải quyết chính; số lượng văn bản, tài liệu đã có; thời hạn giải quyết (nếu có).

- Thống kê hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành trên Hệ thống; lập danh mục hồ sơ công việc hoặc danh mục văn bản về công việc chưa hoàn thành trên Hệ thống.

- Giao nộp nguyên trạng hồ sơ, tài liệu đã đóng gói và danh mục công việc chưa hoàn thành trên Hệ thống vào Lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tập kết tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời phối hợp với Lưu trữ cơ quan và đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành cho đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết.

f) Chủ động xây dựng phương án bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực cần thiết để tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

g) Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ; VNPT Lai Châu thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

h) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới cần kịp thời chỉ đạo:

- Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-IOFFICE để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định.

- Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ; VNPT Lai Châu vận hành Hệ thống VNPT-IOFFICE và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc chưa hoàn thành thuộc thẩm quyền quản lý để tiếp tục giải quyết.

- Tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý; phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó.

i) Chủ tịch UBND các huyện, thành phố

- Chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc huyện; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở giữ liệu tài liệu hiện có, bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới sau sắp xếp bộ máy.

- Chỉ đạo Phòng Nội vụ tham mưu bố trí phòng, kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

2. Sở Nội vụ

a) Ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Chủ tịch UBND tỉnh về quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh.

b) Tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh bố trí đủ nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu tại các phòng, kho đã được Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh xác nhận, niêm phong cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp bộ máy.

c) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy kịp thời tham mưu trình UBND tỉnh đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ; VNPT Lai Châu xây dựng phương án bàn giao, tích hợp tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống.

d) Tham mưu xây dựng phương án tổ chức lại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (sau khi có hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

đ) Hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của các cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

e) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Phân công viên chức, tổ công tác đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị hướng dẫn việc thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (nếu có); tiếp nhận, phối hợp với cơ quan, tổ chức bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung đối với tài liệu của các cơ quan, tổ chức.

- Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:

+ Phối hợp, tổ chức và xác nhận việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước sắp xếp tổ chức bộ máy cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy;

+ Tham mưu Sở Nội vụ xây dựng đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy;

+ Phối hợp với cơ quan, tổ chức liên quan tổ chức thực hiện đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu, cơ sở dữ liệu đã được thống kê trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy;

+ Thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Trường hợp Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh hết phòng, kho chứa tài liệu, Lưu trữ Lịch sử tỉnh tham mưu Sở Nội vụ báo cáo UBND tỉnh bố trí phòng, kho để bảo đảm an toàn tài liệu được thu về trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

3. Sở Khoa học và Công nghệ: Chủ trì phối hợp với sở Nội vụ, VNPT Lai Châu xây dựng và tham mưu trình UBND tỉnh ban hành hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trong toàn tỉnh phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy theo quy định.

4. Sở Tài chính
a) Chủ trì, phối hợp, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương xây dựng dự toán kinh phí và thẩm định trình cấp có thẩm quyền bố trí thực hiện nhiệm vụ công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.

b) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ trong việc bố trí kinh phí để thực hiện đề án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu của các cơ quan, tổ chức hình thành trước khi sắp xếp bộ máy của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính.

c) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc rà soát, bố trí các trụ sở, địa điểm tạm thời bố trí làm nơi tập kết bảo quản an toàn tài liệu trước khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

5. Công an tỉnh
a) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý, bàn giao, giải mật tài liệu thuộc diện bí mật nhà nước.

b) Tham mưu, xử lý khi phát hiện tình trạng cố tình chiếm đoạt, tiêu hủy, làm mất tài liệu trong quá trình bàn giao.

c) Hướng dẫn quản lý, giao, nộp con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện sắp xếp bộ máy khi kết thúc hoạt động.

d) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện lập phương án bảo đảm an toàn tuyệt đối công tác phòng cháy, chữa cháy cho tài liệu lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo quy định.

6. VNPT Lai Châu
a) Xác định, khoanh vùng phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống VNPT-IOFFICE theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân; chuẩn bị phương án bàn giao khi có chỉ đạo.

b) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức; UBND các huyện, thành phố, báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Khoa học và Công nghệ) hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản đang sử dụng trong Hệ thống VNPT-IOFFICE để làm cơ sở đặt mã định danh tài liệu, mã hồ sơ của cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy được thống nhất, tránh trùng lặp.

c) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Đóng tài khoản của tổ chức, cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động ngay sau khi có quyết định về sắp xếp tổ chức bộ máy; mở tài khoản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu liên quan trước đó để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc trên Hệ thống, bảo đảm Hệ thống hoạt động thông suốt.

- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức; UBND các huyện, thành phố trích xuất và đóng gói tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị đã ngừng hoạt động bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

d) Có phương án sử dụng tài liệu và cơ sở dữ liệu trong Hệ thống để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Trên đây là, Chỉ thị về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị trên địa bàn tỉnh Lai Châu, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện./.

Tác giả: Đỗ Phương biên tập